ประเภทของข้อมูล ใน Access

การตัดสินใจว่าจะใช้ชนิดข้อมูล (ชนิดของข้อมูล คือ ลักษณะของเขตข้อมูลที่ตรวจสอบว่าชนิดของข้อมูลนั้นเป็นชนิดใด ชนิดของข้อมูลมีทั้ง Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String, และ Variant (ค่าเริ่มต้น))ใดกับเขตข้อมูล ให้ถือตามข้อพิจารณาดังต่อไปนี้

1.ค่าชนิดใดที่คุณจะอนุญาตให้ป้อนลงในเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเก็บข้อความในเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Number คุณจะต้องใช้พื้นที่ขนาดเท่าใดในการเก็บค่าต่างๆ ในเขตข้อมูล

2.การปฏิบัติการชนิดใดที่คุณต้องการจะทำกับค่าในเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น Microsoft Access สามารถหาผลรวมของค่าในเขตข้อมูล Number หรือ Currency แต่ไม่สามารถหาผลรวมของค่าในเขตข้อมูล Text หรือ OLE Object (ชนิดข้อมูลของวัตถุ OLE: ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่คุณใช้สำหรับวัตถุที่ถูกสร้างขึ้นในโปรแกรมประยุกต์อื่น ซึ่งสามารถถูกเชื่อมโยง หรือถูกฝังตัว (ถูกแทรก) ในฐานข้อมูล Access ได้)

3. คุณต้องการเรียงลำดับหรือทำดัชนี (ดัชนี: คุณลักษณะที่ใช้เร่งการค้นหาและการจัดเรียงข้อมูลในตารางโดยขึ้นอยู่กับค่าคีย์และสามารถบังคับความไม่ซ้ำซ้อนสำหรับแถวในตารางได้ คีย์หลักของตารางจะถูกทำดัชนีโดยอัตโนมัติ เขตข้อมูลบางเขตข้อมูลจะไม่สามารถถูกทำดัชนีได้เพราะชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น)ให้เขตข้อมูลหรือไม่ เขตข้อมูล OLE Object นั้นไม่สามารถเรียงลำดับหรือทำดัชนีได้

4. คุณต้องการใช้เขตข้อมูลเพื่อจัดกลุ่มระเบียนในแบบสอบถามหรือรายงานหรือไม่ เขตข้อมูล OLE Object ไม่สามารถเรียงลำดับหรือทำดัชนีได้

5.คุณต้องการเรียงลำดับค่าในเขตข้อมูลอย่างไร ในเขตข้อมูล Text ตัวเลขจะถูกเรียงลำดับในฐานะที่เป็นสายอักขระ (1, 10, 100, 2, 20, 200 เป็นต้น) ไม่ใช่ค่าทางตัวเลข ให้ใช้เขตข้อมูล Number หรือ Currency เมื่อต้องการเรียงลำดับตัวเลขในฐานะที่เป็นค่าทางตัวเลข นอกจากนั้น รูปแบบวันที่โดยมากจะเรียงลำดับอย่างไม่ถูกต้องถ้าป้อนลงไปในเขตข้อมูล Text ให้ใช้เขตข้อมูล Date/Time เพื่อให้แน่ใจได้ว่าการเรียงลำดับวันที่จะเป็นไปอย่างถูกต้อง

6.คุณต้องการเก็บเอกสาร Microsoft Word หรือ Microsoft Excel รูปภาพ เสียง และข้อมูลไบนารีชนิดอื่น ๆ ที่สร้างในโปรแกรมอื่นหรือไม่ OLE Object สามารถเชื่อมโยง (การเชื่อมโยง OLE/DDE: การเชื่อมโยงระหว่างวัตถุ OLE และเซิร์ฟเวอร์ OLE หรือระหว่างเอกสารต้นฉบับ dynamic data exchange (DDE) และเอกสารปลายทาง)หรือฝังตัว (ฝังตัว: การที่จะแทรกสำเนาของวัตถุ OLE จากโปรแกรมประยุกต์อื่น แหล่งของวัตถุนั้นจะเรียกว่าเซิร์ฟเวอร์ OLE ซึ่งสามารถเป็นโปรแกรมประยุกต์ใด ๆ ที่สนับสนุนการเชื่อมโยงและการฝังตัวของวัตถุ การเปลี่ยนแปลงกับวัตถุฝังตัวจะไม่ส่งผลต่อวัตถุต้นฉบับ)ในเขตข้อมูล OLE Object ในตาราง Microsoft Access ได้ เมื่อต้องการแสดง OLE Object ให้ใช้ตัวควบคุม (ตัวควบคุม คือ วัตถุที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบรูปภาพ เช่นกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย แถบเลื่อน หรือปุ่มคำสั่ง ที่ยอมให้ผู้ใช้ควบคุมโปรแกรม คุณใช้ตัวควบคุมในการแสดงข้อมูลหรือตัวเลือก แสดงการกระทำ หรือทำส่วนติดต่อกับผู้ใช้ให้อ่านง่ายขึ้น)ในฟอร์มหรือรายงาน